فهرست مطالب
مدیریت زمان
مدیریت زمان فرآیند برنامه‌ریزی و اعمال کنترل آگاهانه زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های خاص برای افزایش اثربخشی، کارایی و بهره‌وری است. مدیریت زمان شامل دانستن اینکه چگونه وقت و انرژی خود را صرف کارهای درست، تعیین اولویت‌ها و پرهیز از حواس پرتی است.
مدیریت زمان موثر می‌تواند منجربه تمرکز بهتر برای انجام یک کار منحصر به فرد و در نتیجه بهره‌وری بیشتر شود. توجه به این نکته ضروری است که مدیریت زمان فقط مدیریت زمان نیست، بلکه مدیریت انرژی نیز است. بسیار مهم است که بدانید چه زمانی و چه مقدار انرژی دارید و چگونه آن را بین وظایف با اولویت‌های مختلف پخش کنید. به‌طور خلاصه، مدیریت زمان یک مهارت حیاتی برای موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای است.
تاریخچه روش GTD
روش GTD یا Getting Things Done، یک روش مدیریت زمان است که توسط دیوید آلن در کتابی با همین نام معرفی شده‌است. این کتاب در سال ۲۰۰۱ منتشر شد و در آن زمان تلفن‌های هوشمند و عوامل حواس‌پرتی مشابه وجود نداشت.
دیوید آلن در کتاب خود می‌نویسد:«همه‌چیز را از ذهنت بیرون بکش. وقتی کاری پیش می‌آید همان زمان تصمیم بگیر نه زمانی که موقعیت آن تصمیم از بین رفته است.» GTD براساس تکنیک‌های مدیریت تعهدات و اطلاعات ساخته شده‌است که در سمینارهای مختلف مطرح می‌شد.
دیوید آلن با نتیجه‌گیری از این سمینارها به یک تکنیک جامع و فراگیری دست پیدا کرد که نام آن را GTD گذاشت. این روش توسط شرکت‌های مختلفی تست و بررسی شده و به بیش از نیم میلیون نفر آموزش داده شده‌است تا با استفاده از آن بتوانند به مدیریت کار و زندگی خود بپردازند.
اصول روش GTD
– جمع‌آوری تمام وظایف و پروژه‌هایی که باید انجام شوند، از جمله کارهای روزمره و کارهای بلند مدت.
– بررسی هر وظیفه و پروژه و تصمیم‌گیری درباره اینکه آن را انجام داد، به شخص دیگری واگذار کرد یا آن را نادیده گرفت.
– دسته‌بندی وظایف و پروژه‌ها براساس موضوع، مهلت زمانی و اولویت.
– بررسی وظایف و پروژه‌ها در بازه‌های زمانی مشخص‌شده و بررسی پیشرفت کارها.
– انجام وظایف و پروژه‌ها با تمرکز بر اولویت‌های بالاتر.
– بررسی و بروزرسانی لیست کارها به‌صورت دوره‌ای.
مزایای روش GTD
روش GTD یا Getting Things Done به شما کمک می‌کند تا با پیش بردن کارهایتان، به بهره‌وری بیشتری دست یابید. وقتی که شما بدانید که قرار است چه کارهایی را در چه زمانی انجام دهید، قطعاً برای آن برنامه‌ای خواهید داشت و برای گذران لحظه به لحظه دقایق عمرتان برنامه دارید. این برنامه به شما حق انتخاب خواهد داد که کار را انجام دهید یا تصمیم بگیرید در زمان دیگری آن را به پایان برسانید.
برخی از مزایای این روش عبارتند از:
– کاهش استرس و افزایش آرامش در زندگی
– افزایش بهره‌وری و کارآیی در انجام کارها
– بهبود تمرکز و توجه به کارهای مهم
– افزایش اعتماد به نفس و احساس کنترل بر زندگی
– کاهش کارهای باقی‌مانده و افزایش احساس رضایت و خوشبختی
– بهبود روابط با دوستان و خانواده
– جلوگیری از اتلاف زمان
– بهبود تعامل با محیط
تکنیک‌های افزایش بازدهی برنامه‌ریزی به روش GTD
– تقسیم کارها به بخش‌های کوچکتر: برای انجام کارها بهتر است اهداف خود را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید تا انجام آن‌ها برای شما راحت‌تر شود.
– طبق تقویم کارهایتان را برنامه‌ریزی کنید: برای اینکه کارهای خود را در زمان مشخص‌شده انجام دهید، بهتر است یک تقویم برای کارهای خود تهیه کنید و طبق آن کارهای خود را سازمان دهی کنید. اپلیکیشن Google Calendar گزینه‌ی خوبی برای ورود کارهای مهم و قرارهای ملاقات است.
– استفاده از دفترچه: برای یادداشت کردن ایده‌های جدید و نو، می‌توانید از دفترچه استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا همیشه ایده‌های خود را در دسترس داشته باشید.
– اولویت‌بندی: برای افزایش بازدهی برنامه‌ریزی به روش GTD، باید اولویت‌بندی صحیح را در هنگام برنامه‌ریزی رعایت کنید. این کار می‌تواند راندمان و بازده کاری شما را چند برابر کند.
– واقع بینانه برنامه‌ریزی کنید: برنامه کاری خود را متناسب با توان خود تنظیم کنید؛ زیرا برنامه سنگین و غیر واقع بینانه باعث می‌شود انرژی شما برای انجام کارها کمتر شود و اگر کارهایتان انجام نشود شما فکر می‌کنید که سیستم GTD سیستمی ناکارآمد است.
– انجام مهم‌ترین کارها در ابتدای روز: آغاز هر روز فقط سه کار مهم‌تان را در اولویت انجام قرار دهید. این سه کار آن قدر مهم هستند که حتما باید انجام شوند و در صورت انجام نشدن پیامدهای منفی بسیاری برایتان خواهند داشت.
– پردازش کارها: در این مرحله، ماهیت هر کار را مشخص کنید و آن را بررسی کنید. کارهایی که قابلیت اقدام دارند از کارهایی که این قابلیت را ندارند جدا می‌شوند.
– سحرخیز باشید: اگر کارهای زیادی دارید و برای آن برنامه‌ریزی کردید، بهتر است صبح زودتر از خواب بیدار شوید تا به همه‌ی کارهایتان برسید.
– استفاده از تکنولوژی: می‌توانید از ابزارهای تکنولوژیکی مانند اپلیکیشن‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی استفاده کنید.
– استفاده از لیست پروژه‌ها: در برنامه‌ریزی به روش GTD، اگر کاری بیش از چند مرحله داشته باشد به آن پروژه می‌گوییم. بهتر است که شما هم در فهرست‌هایی که برای خودتان می‌سازید یک لیست برای پروژه‌ها داشته باشید.
نویسنده: نگار اصغری
